L’Assemblée Générale

Vous souhaitez organiser l’Assemblée Générale de votre club ? Pourquoi est-il important d’y assister ? Quelles sont les règles fondamentales à respecter ?

Les règles fondamentales

L’Assemblée Générale constitue l’organe de décision d’une association. Elle permet de définir le projet du club et de voter les grandes lignes de son organisation. Pour qu’elle se déroule valablement sur le plan juridique, elle doit être conduite dans le respect des dispositions prévues par les statuts et convenir à un certain nombre de règles.

Tout club affilié à la F.F.F. est tenu de réunir une Assemblée Générale au minimum une fois par an.

Avant

Les différents types d'Assemblées Générales (AG)

L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : Elle se réunit chaque année afin de débattre de la vie de l’association. Pourront être présentés les rapports d’activités, les rapports financiers… L’A.G. pourra également faire voter les budgets, mettre en place des élections, fixer les montants des cotisations…

Si des élections sont programmées à l’ordre du jour, il s’agira d’une Assemblée Générale Ordinaire élective.

L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : contrairement à la précédente, l’assemblée générale extraordinaire n’est pas périodique c’est-à-dire que cette réunion intervient dans certains cas précis, lorsqu’il ne s’agit pas de la gestion courante de l’association. Elle est l’unique forme d’assemblée générale qui permet la création, fusion ou dissolution de l’association, ainsi que la modification des statuts.
- - L’Assemblée Générale Constitutive : c’est une forme d’AGE. Cette réunion encadre la création de l’association. Ce sont les membres fondateurs qui la convoquent. L’ordre du jour comprendra notamment la définition du but de l’association, du siège social, de la dénomination sociale, la désignation des administrateurs, la rédaction des statuts …
  - L’Assemblée Générale de dissolution : Il s’agit d’une déclinaison de l’AGE. Elle est obligatoire en cas de dissolution de l’association. Ce sont les statuts qui vont encadrer les conditions selon lesquelles la dissolution peut intervenir.

La convocation des membres

Modalités : ce sont les statuts qui déterminent la manière de convoquer les membres de l’association (convocation individuelle, collective, par voie postale ou électronique…) et fixent les délais.
Qui ?: En principe, tous les membres de l’association peuvent participer à l’assemblée générale et sont donc destinataires de la convocation.

Toutefois, les statuts peuvent conditionner l’accès à l’AG (participation d’un mineur, ancienneté, à jour de cotisation…) ou le réserver à certaines catégories de membres seulement.

Sauf dispositions contraires dans les statuts ou le règlement intérieur, le vote par procuration est autorisé. Ce vote permet à un membre absent le jour de l’AG, de se faire représenter par un membre de son choix. La personne choisie pour voter est désignée librement, mais doit respecter certaines conditions définies dans les statuts (Exemple : prévoir un nombre maximum de pouvoirs portés par un individu).

( Modèle Pouvoir de représentation A.G.).

Contenu de la convocation : elle doit faire apparaitre les coordonnées et le nom de l’association, la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, son ordre du jour ainsi que la désignation de l’organe qui a pris la décision de convoquer les membres.

(Modèle Convocation AG – Modèle Convocation AG constitutive ).

L'ordre du jour

Il correspond à la liste des sujets qui doivent être abordés, examinés, discutés et/ou votés au cours de la séance.

L’ordre du jour doit être clair et précisément déterminé. Il est indispensable que les sujets débattus durant l’AG soient mentionnés à l’ordre du jour sous peine de nullité.

Les modalités de votes

Les statuts fixent les modalités de votes : le mode de scrutin, le quorum, les règles encadrant la représentation des membres, le choix de la majorité, etc.

Si les statuts sont silencieux concernant ces modalités, le vote s’effectuera à l’unanimité dans le cas d’une modification statutaire ou à la majorité simple dans les autres cas.

Le choix du mode de vote est en principe inscrit dans les statuts : main levée, électronique, bulletin secret.

Pendant

Le quorum à respecter

Il s’agit du nombre minimum de membres présents ou représentés, nécessaire pour que l’Assemblée puisse délibérer valablement. Le quorum n’est pas obligatoire mais les statuts peuvent en fixer un.

Le quorum assure la représentativité et l’autorité des assemblées générales. Il permet d’éviter les prises de décision par une minorité des membres.

Si les statuts en imposent un, toute Assemblée délibérant sans que le quorum requis ne soit atteint, est nulle. Celui-ci doit être respecté durant toute la réunion.

Si le quorum n’est pas atteint, alors l’assemblée générale ne pourra prendre aucune décisionet il sera nécessaire de convoquer une autre assemblée avec un quorum plus faible si les statuts le prévoient.

Le registre de présence

La feuille d’émargement permet de prouver que les règles du quorum prévues par les statuts sont remplies. Elle sera ensuite annexée au P.V. de l’Assemblée Générale.

(Modèle feuille de présence )

Le président de séance

Le Président de séance a pour missions principales de mener les débats, vérifier si le quorum est atteint, procéder aux votes, clôturer la séance…

Il est désigné par les statuts ou le règlement intérieur (à défaut c’est l’Assemblée Générale qui le désigne). Le Président peut être assisté d’un secrétaire de séance.

Un salarié de l’association ne peut occuper ce rôle.

Les délibérations

L’AG délibère sur les thèmes inscrits à l’ordre du jour. Les décisions prises en dehors de ce cadre sont susceptibles d’être frappées de nullité.

L’AG a l’obligation de délibérer sur tous les points figurant à l’ordre du jour. Il n’est donc pas possible d’écarter certains points des débats, ni de lever la séance tant que l’ordre du jour n’est pas épuisé. Dans le cas contraire, les décisions prises au cours de cette Assemblée Générale sont susceptibles d’être entachées d’irrégularité.

Le Président de séance a l’obligation de laisser les membres titulaires du droit de vote débattre sur les sujets inscrits à l’ordre du jour. Il peut cependant limiter leur temps de parole.

Seuls les membres de l’Assemblée Générale pourront prendre part aux débats.

Après

Le procès-verbal

Le procès-verbal (P.V.) de l’Assemblée Générale atteste de la régularité des décisions prises. Les statuts et le règlement intérieur peuvent préciser les détails de sa rédaction. Il a pour but de refléter la réalité des débats.

La rédaction du procès-verbal doit être rigoureuse. Le PV doit être inscrit sur un registre numéroté, conservé au siège de l’association afin que ses membres y aient accès.

Le contenu du procès-verbal est libre en l’absence de dispositions statutaires mais il est préférable qu’il indique :

La dénomination de l’association ;
La date et le lieu de l’assemblée ;
Le mode de convocation et son auteur ;
L’ordre du jour de l’Assemblée ;
Les noms et prénoms des membres présents ou représentés et des autres personnes assistant éventuellement à la réunion ;
Le nom, prénoms et qualité au sein de l’association du président de séance;
Si le quorum requis est atteint ou non ;
Les documents et rapports soumis à l’Assemblée Générale ;
Un résumé clair et précis des débats ;
Les résolutions soumises au vote ;
Le résultat des votes ;
L’heure de clôture ;
Le nom et prénoms des personnes signataires du P.V. ainsi que leurs signatures ;